En Acorán insistimos en que la formación en protección de datos para empleados no es un elemento accesorio ni un simple trámite documental. Es una obligación legal directa derivada del RGPD y uno de los aspectos que con mayor frecuencia se revisan en inspecciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
La experiencia nos demuestra que muchas sanciones no se producen por una brecha técnica, sino por errores humanos evitables que podrían haberse prevenido con una formación adecuada.
¿Es obligatoria la formación en protección de datos?
Sí. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece expresamente que las organizaciones deben garantizar que las personas que tratan datos personales lo hagan siguiendo las instrucciones del responsable y con conocimiento suficiente de la normativa.
Fundamento legal de la obligación formativa
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Artículo 39 RGPD (funciones del DPD)
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Artículo 24 RGPD (responsabilidad proactiva)
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Artículo 32 RGPD (seguridad del tratamiento)
La formación en protección de datos para empleados forma parte de las medidas organizativas obligatorias, al mismo nivel que las medidas técnicas.
¿Qué empleados deben recibir formación?
Empleados con acceso a datos personales
Debe formarse cualquier trabajador que:
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Acceda a datos de clientes, proveedores o empleados
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Trate información personal en herramientas digitales
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Gestione archivos físicos o digitales con datos personales
Áreas especialmente sensibles
Desde Acorán recomendamos una formación prioritaria en:
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Departamentos de RRHH
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Atención al cliente
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Área comercial y marketing
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Administración y contabilidad
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IT y sistemas
Qué debe incluir una formación en protección de datos adecuada
No cualquier curso es válido. La formación debe ser proporcionada, específica y actualizada.
Contenidos mínimos exigibles
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Principios del RGPD
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Derechos de los interesados
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Obligaciones del personal
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Gestión segura de la información
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Brechas de seguridad y su notificación
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Uso correcto del correo electrónico y dispositivos
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Confidencialidad y deber de secreto
Formación adaptada al puesto
Un error habitual es impartir una formación genérica. La formación debe adaptarse a las funciones reales del empleado y al tipo de datos que trata.
Cómo acreditar la formación ante una inspección
En una inspección, no basta con afirmar que se ha formado al personal. Es imprescindible poder demostrarlo documentalmente.
Evidencias válidas ante la AEPD
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Certificados de asistencia o aprovechamiento
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Registros de formación firmados
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Contenidos formativos actualizados
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Fechas y periodicidad de la formación
Errores frecuentes detectados en inspecciones
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Formación antigua y no actualizada
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Falta de formación a nuevas incorporaciones
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Ausencia total de registros
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Cursos no adaptados a la actividad real
Periodicidad y actualización de la formación
El RGPD no fija una periodicidad concreta, pero sí exige que la formación esté actualizada.
Desde Acorán recomendamos:
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Formación inicial al incorporarse
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Refuerzos periódicos (cada 1–2 años)
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Formación adicional ante cambios normativos o tecnológicos
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Refuerzo tras incidentes o brechas de seguridad
Formación bonificada en protección de datos
La formación en protección de datos para empleados puede realizarse mediante formación bonificada, lo que permite cumplir con la normativa sin un impacto económico elevado para la empresa.
En Acorán diseñamos formación bonificada en protección de datos, adaptada:
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Al sector
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Al tamaño de la empresa
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A las funciones reales del personal
Conclusión
La formación en protección de datos para empleados no es una opción ni un formalismo. Es una obligación legal, una herramienta preventiva clave y un elemento esencial para demostrar diligencia ante cualquier inspección.
Invertir en formación es invertir en seguridad jurídica.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio formar a todos los empleados aunque no traten datos sensibles?
Sí. Basta con que traten datos personales, aunque sean básicos.
¿Puede sancionarse a una empresa por falta de formación?
Sí. La AEPD considera la falta de formación como incumplimiento del principio de responsabilidad proactiva.
¿La formación online es válida?
Sí, siempre que sea trazable, acreditable y adecuada al puesto.
¿Debe formarse también a directivos y responsables?
Sí. La responsabilidad alcanza a todos los niveles de la organización.
¿La formación sustituye a otras medidas de seguridad?
No. Es complementaria a las medidas técnicas y organizativas.
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