Si tienes un negocio, por pequeño que sea, es muy probable que trates datos personales todos los días: el nombre y el teléfono de un cliente, el DNI de un proveedor o la nómina de un empleado. Eso ya te convierte en responsable de esos datos ante la ley, y con ello llegan una serie de obligaciones legales que hay que cumplir sí o sí.
La buena noticia es que adaptar tu empresa al RGPD no tiene por qué ser un dolor de cabeza. En este artículo te explicamos, con lenguaje sencillo y sin tecnicismos innecesarios, qué debe hacer tu empresa para estar en regla y evitar sustos.
En Acorán, ayudamos a empresas y profesionales a cumplir con la normativa de protección de datos de forma sencilla, práctica y adaptada a su actividad. Sabemos que para muchas pymes el RGPD puede parecer complejo, pero una correcta gestión de la información no solo evita sanciones, también genera confianza en clientes, empleados y proveedores.
Qué empresas deben cumplir la normativa
La respuesta corta es: todas. No importa si eres autónomo, una pyme de tres personas o una empresa con cientos de empleados. Si en tu día a día manejas datos de clientes, empleados, proveedores o simplemente tienes un formulario de contacto en tu web, estás obligado a cumplir tanto el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Lo que sí cambia según el tamaño de tu empresa es el nivel de exigencia: una gran corporación que trata datos a gran escala o categorías especiales de datos (salud, ideología, biometría, etc.) tendrá obligaciones adicionales, como designar un Delegado de Protección de Datos (DPD). Pero el cumplimiento básico —informar, pedir consentimiento, proteger la información— es igual para todos.
¿Y las sanciones? No son ninguna broma. La AEPD puede imponer multas que, en los casos más graves, llegan hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global de la empresa. En la práctica, las sanciones a pymes suelen moverse en cifras mucho más modestas, pero igualmente evitables con una adaptación correcta.
Documentos obligatorios que debe tener tu empresa
Cumplir con la protección de datos implica, sobre todo, documentar lo que haces con la información que manejas. Estos son los documentos que no pueden faltar:
- Registro de Actividades de Tratamiento (RAT): un listado donde se recoge qué datos tratas, con qué finalidad, durante cuánto tiempo los conservas y quién tiene acceso a ellos. Es obligatorio para prácticamente cualquier empresa.
- Análisis y evaluación de riesgos: identificar qué podría salir mal (una filtración, un acceso no autorizado) y qué medidas tomas para evitarlo.
- Cláusulas de información y consentimiento: los textos legales que informan a tus clientes o empleados de cómo usas sus datos.
- Evaluación de Impacto (EIPD): obligatoria solo en tratamientos de mayor riesgo, como el uso de datos biométricos o la monitorización sistemática de personas.
- Protocolo de brechas de seguridad: un procedimiento para actuar si se produce una fuga de datos, ya que hay que notificarlo a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas.
Si quieres profundizar en cómo elaborar correctamente este registro, tenemos una guía completa sobre el Registro de Actividades de Tratamiento y otra sobre qué hacer ante una brecha de seguridad en las primeras 72 horas.
Política de privacidad: tu carta de presentación legal
La política de privacidad es el documento donde explicas a tus clientes, de forma clara y accesible, qué datos recoges, para qué los usas, cuánto tiempo los conservas y qué derechos tienen sobre ellos (acceso, rectificación, supresión, entre otros, conocidos como derechos ARCO).
No basta con copiar una plantilla de internet: tiene que reflejar la realidad de tu empresa. Si dices que no cedes datos a terceros pero en realidad usas una pasarela de pago externa, ya tienes un problema. Te recomendamos revisar cómo debe responder tu empresa cuando alguien ejerce sus derechos ARCO, porque hay plazos legales estrictos que cumplir.
Cookies: lo que toda web debe informar
Si tu empresa tiene página web (y hoy en día casi todas la tienen), necesitas una política de cookies clara y un banner que permita al usuario aceptar, rechazar o configurar qué cookies quiere permitir. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha endurecido especialmente los criterios sobre este tema en los últimos años: ya no vale con un simple aviso de «seguir navegando implica aceptar cookies».
Algunos errores habituales que vemos en pymes:
- Botones de «aceptar» y «rechazar» con distinto tamaño o color (los llamados patrones engañosos).
- No permitir revocar el consentimiento tan fácilmente como se dio.
- Instalar cookies de análisis o marketing antes de que el usuario decida.
Puedes leer más sobre este tema en nuestro artículo sobre cómo debe ser el aviso de cookies según la AEPD, y si necesitas ayuda para redactar la tuya, contamos con un servicio específico de política de cookies.
Contratos con proveedores: el encargado del tratamiento
Casi ninguna empresa gestiona sus datos completamente sola. Usas una gestoría, un software de nóminas, un CRM, herramientas de email marketing o almacenamiento en la nube. Cada vez que un tercero accede a datos personales de tus clientes o empleados por encargo tuyo, necesitas firmar un contrato de encargado del tratamiento.
Este contrato debe recoger, entre otras cosas:
- Qué datos tratará el proveedor y con qué finalidad.
- Las medidas de seguridad que debe aplicar.
- Qué pasa con los datos cuando termine la relación contractual.
- Si el proveedor puede subcontratar a su vez a otro tercero.
Muchas pymes descuidan este punto pensando que «eso es cosa del proveedor», pero la responsabilidad también recae sobre ti como empresa que decide qué se hace con los datos. Te lo explicamos con más detalle en nuestro artículo sobre el contrato de encargado de tratamiento.
Formación de empleados: la parte que más se olvida
De poco sirve tener todos los documentos en regla si tu equipo no sabe cómo actuar en el día a día: qué hacer si llega una solicitud de un cliente pidiendo que se borren sus datos, cómo enviar correos con copia oculta cuando hay varios destinatarios, o qué hacer si se pierde un portátil de la empresa.
La formación en protección de datos no es un capricho, es una de las medidas que la AEPD valora especialmente a la hora de rebajar sanciones si se produce un incidente, porque demuestra que la empresa actuó con diligencia. En Acorán ofrecemos formación bonificada para que tu equipo se ponga al día sin coste adicional para la empresa, y puedes leer más en nuestra guía sobre formación en protección de datos para empleados.
Auditoría RGPD: cómo saber si tu empresa cumple
Una auditoría de protección de datos es la manera de comprobar, con evidencias reales, si tu empresa está cumpliendo con todo lo anterior o si hay puntos débiles. Un buen auditor revisa aspectos como:
- Quién tiene acceso a qué datos y si ese acceso está justificado.
- Si las copias de seguridad se hacen correctamente.
- Si los contratos con proveedores están actualizados.
- Si la web cumple con la normativa de cookies y aviso legal.
No hace falta esperar a una sanción para hacer una auditoría: lo recomendable es revisarlo, al menos, una vez al año o cada vez que cambien procesos importantes en la empresa (nuevo software, nuevo proveedor, nueva línea de negocio). Si tienes dudas sobre si tu empresa la necesita, puedes consultar cuándo es obligatoria una auditoría de protección de datos, o directamente pedir información sobre nuestro servicio de auditoría de protección de datos.
Cómo te ayudamos en Acorán
En Acorán llevamos años acompañando a pymes de todos los sectores en su adaptación al RGPD y la LOPDGDD. Nos encargamos de auditar la situación de partida, elaborar toda la documentación necesaria, redactar los contratos con tus proveedores y formar a tu equipo, para que la protección de datos deje de ser una preocupación y pase a formar parte natural de tu negocio.
👉 Si quieres saber exactamente qué le falta a tu empresa para cumplir, puedes solicitar información sin compromiso o consultar nuestro servicio de adaptación a la LOPD y LSSI.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la protección de datos en una empresa?
Es el conjunto de medidas que garantizan que los datos personales se tratan de forma segura y conforme al RGPD y la LOPDGDD, protegiendo la privacidad y evitando accesos no autorizados.
¿Qué empresas están obligadas a tener protección de datos?
Todas las empresas y autónomos que traten datos personales deben cumplir la normativa, independientemente de su tamaño o actividad.
¿Cómo proteger los datos de su empresa?
Aplicando medidas como mantener la documentación obligatoria, controlar los accesos, proteger los sistemas, formar a los empleados y contar con protocolos ante incidentes de seguridad.
¿Cómo proteger los datos de la empresa?
Realizando auditorías periódicas, actualizando la documentación, revisando la seguridad de la web y limitando el acceso a la información únicamente al personal autorizado.
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