Una situación de lo más habitual: acabáis de rediseñar la web corporativa de la empresa y queréis incluir un apartado de «Quiénes somos» con las fotos de todo el equipo para dar más confianza a los clientes. O quizá habéis celebrado la cena de Navidad y el departamento de marketing quiere subir un vídeo divertido a LinkedIn e Instagram.
Sobre el papel, parece una acción de employer branding fantástica. Pero desde el punto de vista legal, publicar la imagen de un trabajador es un tratamiento de datos personales. Y si lo haces mal, puede acabar en un disgusto en forma de sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
En Acorán vemos habitualmente que muchas empresas cometen errores de bulto en este aspecto, dando por hecho que, por el simple hecho de estar contratado, el empleado debe aceptar salir en las fotos de la empresa.
Te explicamos cuáles son los límites del RGPD y cómo tienes que gestionar el consentimiento de tu plantilla de forma correcta y segura.
¿Por qué la imagen de un trabajador es un dato personal?
Para la normativa de protección de datos, cualquier información que permita identificar a una persona física (o hacerla identificable) es un dato personal. Una fotografía, un vídeo e incluso una grabación de voz entran directamente en esta categoría.
En la práctica, esto significa que cuando publicas una foto de tu equipo en redes sociales, estás exponiendo un dato personal de tus trabajadores a nivel mundial. Y para que ese tratamiento sea legal, necesitas una base que lo legitime.
El error más común: pensar que el contrato laboral lo cubre todo
Uno de los mitos más extendidos en las empresas es creer que la firma del contrato de trabajo da carta blanca para usar la imagen del trabajador.
Es habitual encontrar contratos laborales que incluyen una cláusula genérica del tipo: «El trabajador autoriza a la empresa a utilizar su imagen en redes sociales y materiales promocionales».
¿Sirve esta cláusula? No, y la AEPD es muy estricta con esto.
La base legal que justifica un contrato de trabajo es la ejecución del propio contrato (necesitas los datos del empleado para pagarle la nómina, darle de alta en la Seguridad Social, etc.). Sin embargo, la publicación de su foto en Facebook o en la web de la empresa no es necesaria para el mantenimiento de su relación laboral. El trabajador puede hacer perfectamente su trabajo como contable, comercial o informático sin salir en el perfil de Instagram de la empresa.
Por tanto, no puedes obligar a un empleado a ceder su imagen basándote en su contrato, ni puedes condicionar su puesto de trabajo a que acepte salir en un vídeo corporativo.
Cómo gestionar el consentimiento para publicar fotos de empleados
Si el contrato laboral no sirve, la única vía legal para publicar fotografías o vídeos de tu plantilla de forma individualizada es obtener el consentimiento expreso de cada trabajador.
Pero ojo, no vale cualquier tipo de «sí». Según el RGPD, el consentimiento debe cumplir unos requisitos muy claros.
Requisitos del consentimiento según el RGPD
Para que la autorización sea totalmente válida frente a una inspección o denuncia, debe ser:
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Libre: El trabajador no puede sentirse presionado para aceptar. Si dice que no, no puede haber represalias (como un despido o la pérdida de un ascenso). Esto es especialmente delicado por el desequilibrio de poder que existe entre empresa y empleado.
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Específico: No vale un «acepto todo». Debes especificar para qué canales vas a usar la imagen. No es lo mismo poner la foto en la intranet de la empresa (solo visible por compañeros) que publicarla en un perfil público de TikTok.
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Informado: El empleado debe saber quién es el responsable del tratamiento, con qué finalidad se usan las imágenes, cuánto tiempo se van a conservar y cómo puede ejercer sus derechos.
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Inequívoco: Tiene que haber una acción afirmativa clara (por ejemplo, firmar un documento de cesión de derechos de imagen). El silencio o la inacción no valen.
¿Qué debe incluir el documento de autorización?
Desde Acorán recomendamos que este documento se entregue de forma separada al contrato de trabajo (anexo) y que incluya unas casillas de verificación (las famosas checkbox) para que el empleado marque voluntariamente dónde acepta salir. Por ejemplo:
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[ ] Acepto el uso de mi imagen en la intranet de la empresa.
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[ ] Acepto el uso de mi imagen en la página web corporativa.
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[ ] Acepto el uso de mi imagen en las redes sociales públicas de la empresa (LinkedIn, Instagram, etc.).
Situaciones frecuentes en la empresa y cómo actuar
Vamos a bajar toda esta teoría a la realidad del día a día empresarial. ¿Cómo debes actuar en estos escenarios comunes?
Fotos de eventos corporativos o cenas de empresa
¿Tienes que pedir permiso a todo el mundo antes de subir la foto de grupo de la cena de Navidad? Si la foto se centra en un grupo pequeño de personas posando de forma clara, sí, necesitas su permiso.
Sin embargo, si se trata de un plano general del evento donde las personas son un elemento accesorio (una imagen de la sala llena donde apenas se distinguen los rostros de lejos), la jurisprudencia suele ser más flexible, aunque la recomendación preventiva siempre es informar previamente de que se van a tomar imágenes generales del evento para las redes sociales de la empresa.
Imágenes para el organigrama o la web corporativa
Si quieres crear una sección en la web con el nombre, cargo y fotografía de cada empleado, el consentimiento debe ser explícito. Si un trabajador, por los motivos que sean, prefiere no salir en la web pública, la empresa debe respetarlo. En estos casos, puedes optar por poner el nombre y el cargo sin foto, o usar un avatar genérico para mantener la estética visual de la web sin vulnerar la privacidad del empleado.
Vídeos promocionales o de producto
Si grabáis un vídeo comercial para lanzar un nuevo servicio y utilizáis a los propios trabajadores como «actores», necesitáis firmar no solo el consentimiento de protección de datos, sino también un documento de cesión de derechos de imagen (regulado por la Ley Orgánica 1/1982 de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen).
¿Qué pasa si un empleado revoca su consentimiento o deja la empresa?
Este es otro punto crítico. El consentimiento es revocable en cualquier momento. Si un empleado hoy te firma que acepta salir en las redes de la empresa, pero dentro de tres meses cambia de opinión, está en todo su derecho.
A partir del momento en que revoca el consentimiento (o cuando finaliza su relación laboral con la empresa y pide la retirada de sus datos), la empresa tiene la obligación de retirar esas imágenes de la página web y de las redes sociales corporativas.
En la práctica, esto significa que si despides a un comercial o este se marcha a otra empresa, tendrás que eliminar su fotografía del apartado «Nuestro Equipo» de tu página web de forma inmediata.
Sanciones de la AEPD por mal uso de la imagen de los trabajadores
Publicar imágenes sin tener el documento firmado o negarse a retirar la foto de un exempleado cuando lo solicita, son motivos de denuncia frecuente.
Las sanciones de la AEPD en estos casos varían mucho dependiendo de factores como la gravedad, el tiempo que la foto ha estado expuesta y si se trata de un comportamiento repetitivo, pero hemos visto multas que oscilan fácilmente entre los 2.000 € y los 10.000 € para pymes por usar fotos de extrabajadores en campañas de marketing sin su permiso.
Cómo te ayudamos desde Acorán a regularizar esta situación
Gestionar correctamente el derecho a la imagen de tus empleados no tiene por qué ser un bloqueo para tus acciones de marketing, pero sí requiere tener la documentación bien redactada.
En Acorán somos especialistas en consultoría de protección de datos y ayudamos a empresas de toda España a adaptar sus protocolos laborales y de comunicación. Nuestro equipo se encarga de redactar los anexos de confidencialidad y los documentos de consentimiento para que tu departamento de marketing pueda subir fotos a LinkedIn o Instagram con total seguridad y cumpliendo el RGPD.
¿Quieres que revisemos los textos legales que están firmando tus empleados actualmente? Contacta con nosotros y aseguraremos que tu negocio no corra riesgos innecesarios.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puede una empresa publicar fotografías de sus empleados en redes sociales sin su consentimiento?
No. Una empresa no puede publicar fotografías o vídeos de sus empleados en redes sociales sin contar con una base legal que legitime ese tratamiento de datos personales. La imagen de una persona es un dato personal cuando permite identificarla, por lo que su publicación en plataformas como LinkedIn, Instagram o Facebook debe cumplir con el RGPD y la LOPDGDD.
El hecho de tener un contrato laboral no autoriza automáticamente a la empresa a utilizar la imagen de sus trabajadores con fines promocionales o publicitarios. Para ello, debe obtener su consentimiento expreso, libre, específico e informado. Además, el empleado puede negarse a aparecer en las publicaciones sin que esto tenga consecuencias negativas en su relación laboral.
2. ¿Qué requisitos legales debe cumplir una empresa para utilizar imágenes de sus trabajadores con fines publicitarios?
Para utilizar fotografías o vídeos de sus empleados con fines publicitarios, la empresa debe obtener su consentimiento expreso y cumplir los requisitos establecidos por el RGPD. Esta autorización debe ser:
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Libre: el trabajador debe poder aceptar o rechazar el uso de su imagen sin sufrir presiones ni represalias.
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Específica: debe indicar dónde se utilizarán las fotografías, diferenciando entre la web corporativa, las redes sociales, la intranet o los materiales publicitarios.
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Informada: debe explicar quién es el responsable del tratamiento, con qué finalidad se utilizarán las imágenes, cuánto tiempo se conservarán y cómo ejercer los derechos correspondientes.
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Inequívoca: debe existir una acción afirmativa clara por parte del empleado, como la firma de un documento de autorización. El silencio no equivale a consentimiento.
Además, es recomendable que la autorización se recoja en un documento independiente del contrato laboral, con casillas para que cada trabajador pueda elegir los canales en los que acepta aparecer.
Cuando se trate de vídeos promocionales o campañas publicitarias en las que los empleados participen como protagonistas, también puede ser necesario formalizar una cesión de derechos de imagen conforme a la Ley Orgánica 1/1982.
3. ¿Puede un empleado exigir que la empresa elimine sus fotografías de las redes sociales después de haber dado su consentimiento?
Sí. Un trabajador puede retirar su consentimiento en cualquier momento, incluso aunque anteriormente haya autorizado a la empresa a utilizar sus fotografías o vídeos. La retirada debe ser tan sencilla como el procedimiento utilizado para dar el consentimiento y no puede tener consecuencias negativas para el empleado.
Cuando la empresa recibe esta solicitud, debe dejar de utilizar las imágenes y proceder a retirarlas de los canales corporativos en los que se hayan publicado, como la página web, LinkedIn o Instagram, cuando el tratamiento se base en ese consentimiento.
Esta obligación también resulta relevante cuando finaliza la relación laboral. Si un exempleado solicita que se retiren sus fotografías y la empresa ya no dispone de una base legal que justifique mantenerlas publicadas, deberá eliminarlas. Por ejemplo, tendrá que retirar su imagen del apartado «Quiénes somos» de la web corporativa.
4. ¿Qué sanciones puede recibir una empresa por publicar fotografías de empleados o exempleados sin autorización?
Una empresa que publique fotografías de sus trabajadores sin contar con una base legal válida o que se niegue a retirarlas cuando corresponda puede enfrentarse a sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Las consecuencias económicas dependen de factores como la gravedad de la infracción, el tiempo durante el que las imágenes han permanecido publicadas y si se trata de una conducta reiterada.
En el caso de las pymes, las multas pueden oscilar entre los 2.000 y los 10.000 euros, según los ejemplos recogidos en la información facilitada. Además de las sanciones económicas, la empresa puede verse obligada a retirar las fotografías y regularizar sus procedimientos de protección de datos.
Por ello, es importante disponer de documentos de consentimiento adecuados, informar correctamente a los empleados y establecer protocolos para gestionar tanto las autorizaciones como las solicitudes de retirada de imágenes.
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