¿Necesita mi empresa un Delegado de Protección de Datos?

Una de las dudas más frecuentes que nos llegan en Acorán es esta: «¿mi empresa está obligada a tener un Delegado de Protección de Datos o no?». Y la respuesta corta es que depende de varios factores: el sector en el que operas, el tipo de datos que tratas y la escala a la que lo haces.

En este artículo te ayudamos a responder esa pregunta con seguridad, sin necesidad de bucear tú mismo entre artículos del RGPD. Y si al final resulta que no estás obligado, también te contamos por qué muchas empresas deciden tenerlo de todas formas.

Qué es un Delegado de Protección de Datos

El Delegado de Protección de Datos (DPD), también conocido por sus siglas en inglés DPO (Data Protection Officer), es la persona encargada de supervisar que tu empresa cumple con la normativa de protección de datos y de hacer de puente entre la organización, los interesados (clientes, empleados) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Entre sus funciones principales están:

• Informar y asesorar a la dirección y a los empleados sobre sus obligaciones en materia de protección de datos.
• Supervisar el cumplimiento del RGPD y las políticas internas de la empresa.
• Cooperar con la AEPD y actuar como punto de contacto en caso de inspecciones o consultas.
• Asesorar en las evaluaciones de impacto (EIPD) cuando un tratamiento presenta un riesgo elevado para los derechos de las personas.

Es importante tener claro que la responsabilidad legal sigue recayendo en la empresa, no en el DPD: su función es asesorar y supervisar, no asumir el papel del responsable del tratamiento.

Cuándo es obligatorio tener un DPD

El artículo 37 del RGPD establece tres supuestos generales en los que la designación de un DPD es obligatoria:

1. Cuando el tratamiento lo realiza una autoridad u organismo público, con la única excepción de los tribunales actuando en su función judicial.
2. Cuando la actividad principal de la empresa implica una observación habitual y sistemática de personas a gran escala. Por ejemplo, empresas de publicidad online, geolocalización o análisis de comportamiento de usuarios.
3. Cuando la actividad principal consiste en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos (salud, ideología, orientación sexual, religión, etc.) o de datos relacionados con condenas e infracciones penales.

Además, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) amplía estos supuestos a determinados sectores concretos en España, con independencia de la escala del tratamiento, como veremos en el siguiente apartado.

Empresas obligadas a contar con DPD

Más allá de los tres supuestos generales del RGPD, la LOPDGDD identifica de forma expresa a ciertos tipos de entidades que están obligadas a designar un DPD, entre ellas:

• Colegios profesionales y sus consejos generales.
• Centros docentes que ofrezcan enseñanzas reguladas.
• Entidades que presten servicios de comunicaciones electrónicas cuando traten habitualmente datos de localización.
• Entidades aseguradoras y de crédito.
• Establecimientos de juego y apuestas.
• Empresas de seguridad privada.
• Entidades que traten datos de menores, personas con discapacidad o en riesgo de exclusión social a gran escala.

Si tu empresa no encaja en ninguno de estos supuestos, en principio no tienes obligación legal de designar un DPD. Aun así, muchas pymes deciden hacerlo de forma voluntaria porque, una vez que asumes esta figura, debes cumplir con todos los requisitos del RGPD relativos a su papel (independencia, recursos, comunicación de su designación a la AEPD, etc.), así que conviene valorarlo con calma antes de dar el paso.

Si tienes dudas sobre cómo se realiza formalmente esta designación, puedes consultar nuestro artículo sobre la designación de un Delegado de Protección de Datos, donde explicamos el procedimiento y las competencias que debe reunir la persona elegida.

DPD interno vs DPD externo

Una vez que sabes que necesitas (u optas por tener) un DPD, la siguiente decisión es quién va a desempeñar esa función. El propio RGPD permite dos opciones:

• DPD interno: un empleado de la propia empresa asume el rol. Conoce bien la cultura y los procesos internos, y puede intervenir con inmediatez en el día a día. A cambio, implica un coste fijo (salario, formación continua) y puede ser más difícil garantizar su independencia si depende jerárquicamente de otros departamentos.
• DPD externo: una persona o consultora especializada presta el servicio mediante un contrato de servicios. Aporta independencia real, conocimiento especializado y suele ser más económico para pymes que no necesitan una dedicación a tiempo completo.

Ambas opciones son perfectamente válidas ante la ley, siempre que se cumplan los requisitos de independencia, conocimiento especializado y ausencia de conflictos de interés. Analizamos esta comparativa con mucho más detalle, incluyendo casos prácticos, en DPD externo vs DPD interno: ventajas de cada opción.

Ventajas de contratar un DPD externo

Para la mayoría de pymes y empresas medianas, externalizar esta figura suele ser la opción más práctica. Estas son sus principales ventajas:

• Independencia garantizada: al no depender jerárquicamente de la empresa, es más fácil evitar conflictos de interés frente a la dirección.
• Especialización real: un DPD externo suele trabajar con múltiples empresas y sectores, lo que le da una visión más amplia y actualizada de la normativa.
• Ahorro de costes: evitas el coste fijo de un empleado a tiempo completo (salario, seguridad social, formación continua) y pagas según el nivel de servicio que realmente necesitas.
• Disponibilidad y respaldo de equipo: en una consultoría, no dependes de una sola persona; si el DPD asignado no está disponible, hay un equipo detrás.
• Actualización constante: la normativa de protección de datos cambia con frecuencia (piensa en la irrupción de la inteligencia artificial), y una consultora especializada se mantiene al día por ti. Puedes ver un ejemplo de esto en nuestro artículo sobre el papel del DPD ante el AI Act.

Además, si tu empresa cuenta también con un canal de denuncias, el DPD externo puede coordinar la protección de datos en ambos frentes de forma coherente, algo que detallamos en nuestro artículo sobre protección de datos en el canal de denuncias.

Cómo ayuda Acorán

En Acorán ofrecemos el servicio de Delegado de Protección de Datos externo para empresas de todos los tamaños y sectores. Nos encargamos de evaluar si tu empresa está realmente obligada a tenerlo, y si no lo está, te asesoramos sobre si te conviene igualmente por el tipo de datos que manejas o los riesgos de tu actividad.

Nuestro servicio incluye la supervisión continua del cumplimiento del RGPD, el asesoramiento a tu equipo directivo, la comunicación de la designación ante la AEPD y el acompañamiento en caso de inspecciones o incidentes.

👉 Consulta nuestro servicio de Delegado de Protección de Datos o solicita una valoración gratuita de tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo es necesario un delegado de protección de datos?

Es necesario cuando la empresa trata datos personales a gran escala, realiza seguimiento habitual de personas o pertenece a sectores donde el RGPD o la LOPDGDD lo exigen.

¿Qué entidades están obligadas a tener un delegado de protección de datos?

Están obligadas, entre otras, las administraciones públicas, centros docentes, aseguradoras, entidades financieras, empresas de seguridad privada y organizaciones que tratan datos sensibles a gran escala.

¿Es obligatorio contar con un responsable de protección de datos?

No siempre. La figura obligatoria es el Delegado de Protección de Datos (DPD) en los casos establecidos por la normativa. Si no existe obligación, la empresa puede designarlo voluntariamente para mejorar el cumplimiento del RGPD.

Otros artículos:

https://www.acoran.es/blog/canal-de-denuncias-obligatorio-para-empresas-todo-lo-que-debes-saber/