En Acorán, recibimos muchas consultas sobre cómo cumplir con la obligación legal de contar con un canal de denuncias interno que proteja a los empleados, garantice la confidencialidad y respete la normativa aplicable. Implantarlo no es simplemente instalar una plataforma, sino seguir una serie de pasos legales, técnicos y organizativos.
En este artículo te muestro los pasos clave para implantar un canal de denuncias conforme a la normativa vigente, aspectos que debes vigilar, ejemplos reales y recomendaciones para que tu empresa esté protegida y alineada con la normativa.
1. ¿Por qué es obligatorio tener un canal de denuncias?
La obligación de disponer de instrumentos internos de denuncia proviene de diversas normativas:
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La directiva europea (UE) 2019/1937 sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
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En España, la Ley 2/2023, de «protección de las personas que informan sobre infracciones de la normativa de la Unión» (también conocida como ley de “whistleblowing”).
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Otras normativas sectoriales o de buen gobierno corporativo pueden exigir canales internos en empresas públicas, entidades financieras u organismos regulados.
Estas normas obligan a que las empresas con un número mínimo de empleados dispongan de canales de denuncias adecuados, confidenciales y con garantías efectivas de protección del denunciante.
2. Pasos clave para implantar un canal de denuncias conforme a la normativa
A continuación, el procedimiento recomendado para diseñar e implantar correctamente este canal:
Paso 1: Evaluar el contexto y obligaciones legales
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Verifica si tu empresa está dentro del ámbito de aplicación (por ejemplo, número mínimo de empleados, sector, recibimiento de fondos públicos).
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Consulta requisitos legales específicos (ley nacional, normativa europea, normativa sectorial).
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Determina el alcance del canal: denuncias internas, externas, whistleblowing, infracciones legales, conducta ética, etc.
Paso 2: Definir estructura y responsabilidades internas
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Designa quién gestionará el canal: departamento interno, comité de cumplimiento, tercero independiente (empresa externa).
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Define roles: receptor de denuncias, investigador, comité de seguimiento, medidas disciplinares.
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Asegura la independencia y protección frente a represalias del denunciante.
Paso 3: Diseñar el sistema y los canales de comunicación
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Decide los medios: plataforma online segura, buzón físico, línea telefónica encriptada, correo electrónico seguro.
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Garantiza confidencialidad, anonimato cuando esté permitido, trazabilidad y seguridad de datos.
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Establece protocolos de actuación claros: recepción, registro, análisis, seguimiento, respuesta.
Paso 4: Elaborar políticas y procedimiento de uso
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Redacta un protocolo escrito del canal de denuncias: qué se puede denunciar, plazos, responsabilidades, garantías, protección del denunciante.
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Incluye cláusulas de confidencialidad, tratamiento de datos, preservación de pruebas y medidas disciplinarias.
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Publica este protocolo y ponlo a disposición de todos los empleados.
Paso 5: Formación y comunicación interna
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Realiza campañas informativas para empleados, directivos y colaboradores externos.
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Explica cómo funciona el canal, plazos, protecciones, el proceso paso a paso.
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Designa responsables formados para gestionar las denuncias con imparcialidad.
Paso 6: Implementación técnica y pruebas piloto
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Instala la plataforma o canal seleccionado.
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Realiza pruebas simuladas (denuncias ficticias) para verificar trazabilidad, privacidad y funcionamiento del flujo.
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Ajusta errores o puntos débiles antes de lanzamiento general.
Paso 7: Recepción, gestión y seguimiento de denuncias
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Recibe denuncias, registra en formato sistemático.
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Evalúa la veracidad / procedencia, asigna investigador.
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Lleva seguimiento documentado: plazos, decisiones, medidas correctivas.
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Garantiza respuesta al denunciante dentro de los plazos legales.
Paso 8: Evaluación periódica y auditoría
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Revisa el funcionamiento del canal regularmente.
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Audita su eficacia, cumplimiento legal y mejora continua.
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Actualiza políticas y procedimientos cuando cambie normativa o empresa.
3. Buenas prácticas y aspectos críticos
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Protección frente a represalias: sanciones para quien tome represalias contra el denunciante.
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Anonimato vs identificación: si la ley permite denuncias anónimas, es necesario equilibrar anonimato y calidad de investigación.
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Transparencia: informar del estado de la denuncia al denunciante, siempre que no afecte confidencialidad.
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Trazabilidad segura: registro cifrado, control de acceso, auditabilidad.
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Separación de roles: evitar que quien reciba denuncias sea quien investigue o decida sanciones.
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Cultura organizacional: fomentar que denunciar sea una conducta ética, protegida.
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Compatibilidad con protección de datos: asegurar que se cumplan requisitos del RGPD en el tratamiento de datos de las denuncias.
4. Enlaces internos sugeridos
Dentro del contenido, puedes insertar enlaces relevantes:
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Enlace a artículo sobre auditorías: “Si además quieres revisar tus tratamientos de datos, consulta nuestra guía sobre cuándo es obligatoria una auditoría de protección de datos.”
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Enlace al servicio de cumplimiento normativo / canales de denuncias que ofrece Acorán (página de servicios).
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Enlace al artículo sobre ventajas de DPD externo vs interno si se menciona protección del canal frente al DPD.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Todas las empresas están obligadas a implantar un canal de denuncias?
No todas, pero muchas empresas superan los umbrales legales o se encuentran en sectores regulados que sí exigen esta obligación. Es imprescindible revisar la normativa aplicable en tu país y sector.
¿El canal debe permitir denuncias anónimas?
Depende de la normativa local. En algunos casos es permitido o exigido, pero debe garantizarse que el anonimato no impida la investigación si falta información.
¿Quién debe gestionar y analizar las denuncias?
Idealmente debe ser una unidad independiente, personalizada o externa, con separación entre recepción, investigación y decisión, para evitar conflictos de interés.
¿Cuánto tiempo puede tardar en responderse una denuncia?
Las leyes suelen establecer plazos. Por ejemplo, la Directiva europea indica plazos máximos de respuesta (normalmente 3 meses, con posibilidad de ampliación). Debes diseñar el procedimiento conforme a plazos legales aplicables en tu país.
¿Puedo externalizar completamente el canal de denuncias?
Sí. Muchas empresas contratan herramientas externas especializadas que gestionan el canal, garantizan la seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
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