En Acorán realizamos auditorías LOPD en RRHH porque los procesos de selección de personal son uno de los puntos con mayor riesgo legal en materia de protección de datos. Currículums, pruebas psicotécnicas, entrevistas y videollamadas implican un tratamiento intensivo de datos personales que, si no se gestiona correctamente, puede derivar en sanciones relevantes.
En muchos casos, el problema no es la intención, sino la falta de control y de procedimientos documentados.
Por qué RRHH es un área crítica en protección de datos
Los departamentos de Recursos Humanos tratan datos personales de forma continua, incluso de personas que no llegan a ser empleados.
Tipos de datos tratados en selección
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Datos identificativos y de contacto
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Información académica y profesional
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Datos económicos
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Resultados de pruebas psicotécnicas
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Imágenes y voz en videollamadas
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En algunos casos, datos especialmente protegidos
Este volumen y diversidad de información convierte a RRHH en un foco prioritario de inspección.
Qué es una auditoría LOPD en RRHH
Una auditoría LOPD en RRHH es un análisis técnico y organizativo del cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD en todos los procesos relacionados con:
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Selección de personal
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Gestión de candidaturas
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Conservación de CVs
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Pruebas y evaluaciones
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Entrevistas presenciales y online
El objetivo es detectar riesgos, corregir incumplimientos y documentar el cumplimiento.
Tratamiento de currículums: errores más habituales
Conservación excesiva de CVs
Uno de los incumplimientos más frecuentes es conservar currículums indefinidamente “por si acaso”. El RGPD exige limitar el plazo de conservación al tiempo estrictamente necesario.
Falta de información al candidato
El candidato debe recibir información clara sobre:
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Quién trata sus datos
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Para qué se utilizan
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Durante cuánto tiempo se conservarán
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Cómo ejercer sus derechos
Uso de CVs para procesos distintos
No se pueden reutilizar currículums para otros procesos sin una base legal adecuada.
Pruebas psicotécnicas y evaluaciones
Las pruebas psicotécnicas implican un tratamiento especialmente delicado.
Principales riesgos legales
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Falta de base legal clara
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Desproporción entre prueba y puesto
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Accesos no restringidos a los resultados
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Ausencia de plazos de conservación definidos
Una auditoría permite verificar si estas pruebas son necesarias, proporcionales y correctamente documentadas.
Videollamadas y entrevistas online
El uso de plataformas digitales ha incrementado el riesgo en selección.
Aspectos críticos a revisar
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Información previa al candidato
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Grabación (o no) de entrevistas
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Uso de plataformas con garantías RGPD
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Accesos y almacenamiento de grabaciones
No informar adecuadamente o grabar sin base legal puede suponer un incumplimiento grave.
Falta de controles internos en RRHH
Accesos no limitados
No todo el personal debe acceder a la información de candidatos.
Ausencia de procedimientos escritos
Muchas empresas cumplen “de facto”, pero no pueden demostrarlo.
Falta de formación específica
El personal de RRHH debe contar con formación en protección de datos, adaptada a sus funciones.
Beneficios de una auditoría LOPD en RRHH
Desde Acorán vemos que una auditoría bien ejecutada aporta:
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Reducción real del riesgo sancionador
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Mejora de la organización interna
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Mayor seguridad jurídica
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Refuerzo de la imagen corporativa
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Preparación ante inspecciones
Conclusión
La auditoría LOPD en procesos de selección y RRHH no debe abordarse solo como una obligación legal, sino como una herramienta para ordenar procesos, reducir riesgos y proteger a la empresa.
En un contexto donde la AEPD pone el foco en RRHH, anticiparse es la mejor estrategia.
Preguntas frecuentes técnicas
¿Cuánto tiempo pueden conservarse los currículums?
Solo durante el tiempo necesario para el proceso de selección y, como máximo, el periodo informado al candidato.
¿Es obligatorio informar al candidato aunque no sea contratado?
Sí. El deber de información se aplica desde el primer contacto.
¿Pueden grabarse las entrevistas de trabajo?
Solo si existe una base legal válida y se informa previamente al candidato.
¿Es necesario realizar auditorías periódicas en RRHH?
Sí. Especialmente si cambian los procesos, herramientas o volumen de datos.
¿Puede sancionarse una empresa por errores en selección?
Sí. RRHH es uno de los ámbitos con mayor número de sanciones.
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