La formación continua se ha convertido en una herramienta clave para que las empresas mejoren la cualificación de sus equipos, aumenten su competitividad y se adapten a los cambios del mercado. Gracias al sistema de formación bonificada de FUNDAE, es posible financiar gran parte de esa formación mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Sin embargo, para aprovechar este beneficio es imprescindible conocer cómo funciona el proceso, qué requisitos deben cumplirse y cuáles son los errores que pueden hacer que la empresa pierda el derecho a la bonificación.
En Acoran, consultoría especializada en asesoramiento empresarial y gestión de formación bonificada, ayudamos a las empresas a gestionar todo el procedimiento de FUNDAE, desde el cálculo del crédito disponible hasta la correcta comunicación, justificación y aplicación de las bonificaciones. En esta guía te explicamos paso a paso cómo funciona el sistema, cómo consultar el crédito de tu empresa y qué debes hacer para aprovecharlo sin cometer errores que puedan poner en riesgo la ayuda.
Paso 1: calcular el crédito disponible
Cada empresa genera un crédito anual en función de lo cotizado por formación profesional (aproximadamente el 0,7% de la base de cotización de cada trabajador) y de su plantilla media. Este cálculo lo hace automáticamente la propia aplicación de FUNDAE a partir de los datos de la Tesorería General de la Seguridad Social, aunque también existen simuladores para hacerte una idea previa.
Dato útil si tienes menos de 6 empleados: existe un mínimo garantizado de 420 € de crédito, independientemente de lo que hayas cotizado, gracias a un mecanismo de solidaridad del propio sistema.
Porcentaje de bonificación según tamaño de empresa:
- 1 a 9 trabajadores: sin cofinanciación privada exigida.
- 10 a 49 trabajadores: 10% de cofinanciación.
- 50 a 249 trabajadores: 20% de cofinanciación.
- 250 o más trabajadores: 40% de cofinanciación.
Truco práctico: la cofinanciación exigida se puede justificar con el coste salarial de los trabajadores durante las horas de formación, si esta se imparte en horario laboral. En la práctica, muchas pymes no tienen que hacer ningún desembolso adicional.
Paso 2: darse de alta y detectar necesidades formativas
Antes de comunicar cualquier acción formativa, la empresa debe darse de alta en la aplicación telemática de FUNDAE con certificado digital, ya sea como entidad bonificada (gestión directa) o a través de una entidad organizadora externa.
En paralelo, conviene identificar qué formación necesita realmente tu equipo: idiomas, prevención de riesgos, gestión empresarial o, cada vez con más peso, inteligencia artificial y transformación digital son las áreas con mayor demanda actualmente.
Paso 3: informar a la representación legal de los trabajadores (si existe)
Este trámite sorprende a muchas empresas la primera vez. Si tu empresa tiene Representación Legal de los Trabajadores (RLT), debes informarle del plan de formación previsto (acciones formativas y, en su caso, Permisos Individuales de Formación) con una antelación mínima. La RLT dispone de un plazo para emitir un informe al respecto.
Si no tienes RLT constituida (algo habitual en pymes), debes informar directamente a los trabajadores. Este paso no es opcional: su incumplimiento impide adquirir el derecho a bonificarte, aunque el resto del proceso se haga perfectamente.
Paso 4: comunicar el inicio de la acción formativa
Antes de que empiece el curso, hay que comunicar su inicio en la aplicación de FUNDAE, indicando datos del grupo, participantes y programa formativo. Este es el punto donde se pierden más bonificaciones por un simple error de calendario: si el plazo de antelación exigido no se respeta, el curso se considera no realizado a efectos de bonificación, por muy bien impartido que esté.
Recomendación práctica: el plazo mínimo de antelación puede variar según la normativa vigente en cada momento, así que verifica siempre el plazo exacto directamente en la aplicación de FUNDAE antes de programar cada acción formativa, en lugar de fiarte de lo que hiciste el año pasado.
Documentación necesaria en esta fase:
- Programa formativo detallado.
- Presupuesto del curso.
- Relación nominal de participantes.
Una vez enviada la comunicación, recibirás un código de acción formativa que debes conservar: lo necesitarás tanto para comunicar la finalización como para justificar la bonificación ante la Tesorería General de la Seguridad Social.
Paso 5: impartir la formación y controlar la asistencia
Durante la ejecución del curso, ten en cuenta estos requisitos básicos:
- Duración mínima de 2 horas y máximo 8 horas diarias (salvo que se imparta en un único día).
- Máximo de participantes: 30 en modalidad presencial (25 si es un certificado de profesionalidad) y 80 por tutor en teleformación.
- La formación debe ser gratuita para los trabajadores: cobrarles se considera infracción muy grave.
- Control de asistencia real, no solo sobre el papel: en presencial, firma diaria (no una única firma al inicio del curso); en teleformación, trazabilidad completa de accesos, tiempos y evaluaciones de cada participante.
- Se exige un mínimo de asistencia (habitualmente el 75%) para considerar al trabajador apto y que su participación sea bonificable.
Paso 6: comunicar la finalización
Tras acabar el curso, hay que notificar la finalización del grupo formativo en la aplicación, junto con los datos de participación y resultados. Este es el momento en el que se adjunta la documentación justificativa completa, y es una de las fases más críticas de todo el proceso.
Cualquier cambio respecto a lo comunicado inicialmente (por ejemplo, la fecha de finalización) debe registrarse en el apartado de «Incidencias», siempre que obedezca a causas imprevistas y debidamente justificadas. Si no se comunica correctamente, el grupo queda «incidentado» y no se puede aplicar la bonificación.
Paso 7: aplicar la bonificación en la Seguridad Social
Con la finalización ya comunicada, la empresa puede aplicarse el descuento en el boletín de cotización (TC1) del mes correspondiente. En lugar de recibir una transferencia, tu empresa simplemente paga menos cotización por el importe bonificable.
Para poder aplicar la bonificación necesitas cumplir, además, estos requisitos:
- Estar al corriente de pago frente a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
- Haber informado correctamente a la RLT (si existe).
- Haber comunicado tanto el inicio como la finalización dentro de los plazos.
Plazo límite: puedes aplicar la bonificación hasta la liquidación de cuotas de diciembre del año en curso.
Paso 8: conservar la documentación (durante 4 años)
Aunque la bonificación ya se haya aplicado, el proceso no termina ahí. FUNDAE puede realizar verificaciones administrativas, aleatorias o por indicios, incluso años después. La normativa exige conservar durante cuatro años toda la documentación acreditativa:
- Certificados de asistencia o aprovechamiento de cada participante.
- Hojas de firmas (formación presencial) o trazabilidad de accesos (teleformación).
- Facturas del proveedor formador, con desglose de horas, conceptos y participantes.
- Justificación de los costes salariales, si se han usado como cofinanciación.
- Acta o declaración responsable de la información dada a la RLT.
Si en una revisión falta alguna de estas evidencias, la Administración puede exigir la devolución del importe bonificado, con los intereses de demora correspondientes.
Los errores más habituales (y cómo evitarlos)
- Comunicar el inicio del curso fuera de plazo o no comunicarlo. Es, con diferencia, el error más frecuente y el más difícil de corregir después: no hay margen para «comunicarlo más tarde».
- No informar a la RLT (o a la plantilla, si no existe representación legal): sin este trámite, no se adquiere el derecho a bonificar, aunque el resto esté perfecto.
- No registrar bien la asistencia real, especialmente en teleformación, donde se exige trazabilidad completa por participante.
- Dejar caducar el crédito no utilizado. Si tu empresa tiene menos de 50 trabajadores, puedes acumular el crédito sobrante para los dos ejercicios siguientes, pero solo si lo solicitas expresamente antes del 30 de junio. Sin esa reserva, el remanente se pierde.
- No guardar la documentación justificativa durante los 4 años exigidos, dejando a la empresa expuesta si llega una verificación posterior.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el crédito de FUNDAE?
El crédito de FUNDAE es la cantidad de dinero de la que dispone cada empresa para financiar la formación de sus trabajadores mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Este crédito se calcula cada año en función de las cotizaciones realizadas por formación profesional y del tamaño de la plantilla.
Las empresas con menos de 6 trabajadores cuentan con un crédito mínimo garantizado de 420 euros, aunque las cotizaciones realizadas sean inferiores. Además, el porcentaje de bonificación y la cofinanciación exigida varían según el número de empleados.
¿Cómo puedo saber el crédito que tengo en FUNDAE?
La forma más sencilla de conocer el crédito disponible es consultándolo en la aplicación telemática de FUNDAE, donde el importe aparece calculado automáticamente con los datos facilitados por la Tesorería General de la Seguridad Social.
También existen simuladores que permiten obtener una estimación previa, aunque el dato definitivo será siempre el que figure en la plataforma de FUNDAE. Antes de planificar cualquier acción formativa, es recomendable revisar el crédito disponible para aprovecharlo correctamente y evitar que se pierda por no utilizarlo.
¿Cuánto se puede bonificar por FUNDAE?
La cantidad que una empresa puede bonificarse depende del crédito anual que tenga asignado y del cumplimiento de todos los requisitos establecidos por FUNDAE. Una vez finalizada correctamente la formación y comunicados todos los datos dentro de plazo, la empresa puede aplicar la bonificación en los seguros sociales, reduciendo el importe de sus cotizaciones.
En las empresas de mayor tamaño también debe cumplirse un porcentaje de cofinanciación privada, que puede justificarse, en muchos casos, con el coste salarial de los trabajadores durante las horas de formación impartidas en horario laboral.
¿Cómo funciona el FUNDAE?
El sistema de FUNDAE permite a las empresas recuperar parte del coste de la formación de sus empleados mediante bonificaciones en la Seguridad Social. Para ello, primero se calcula el crédito disponible, la empresa se da de alta en la plataforma y comunica la acción formativa antes de su inicio.
Durante el curso es obligatorio controlar la asistencia y cumplir los requisitos establecidos. Una vez finalizada la formación, se comunica su cierre, se presenta la documentación justificativa y la empresa aplica la bonificación en sus cotizaciones. Además, toda la documentación debe conservarse durante cuatro años por si FUNDAE realiza una comprobación posterior.
Conclusión
Aprovechar el crédito de FUNDAE es una excelente oportunidad para mejorar la formación de los trabajadores sin asumir todo el coste económico, pero obtener la bonificación exige seguir el procedimiento con precisión. Respetar los plazos de comunicación, informar correctamente a la representación legal de los trabajadores cuando exista, controlar la asistencia y conservar toda la documentación durante cuatro años son aspectos fundamentales para evitar incidencias o la devolución de las ayudas. Una gestión adecuada permite a la empresa invertir en el desarrollo de su equipo y beneficiarse al máximo del sistema de formación bonificada.
¿Prefieres que nos encarguemos de todo el proceso?
En Acorán te ayudamos a calcular tu crédito FUNDAE, planificar la formación de tu equipo dentro de los plazos correctos y gestionar toda la documentación necesaria, para que aproveches al máximo lo que tu empresa ya está pagando cada mes sin arriesgarte a perderlo por un error administrativo.
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